Первый рабочий день секретаря. Илья Мельников Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа Рациональное планирование рабочего дня секретаря

Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать и все жен не следует пускать его на самотек. Практика показывает, что рабочий день, построенный по принципу «сначала спячка, затем раскачка, а потом горячка», не дает желаемых результатов. Главными условиями успешной деятельности секретаря-референта остаются:

• - планирование предстоящих дел;- установление оптимального ритма труда;
• - постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Оптимальный ритм работы

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работы. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно - заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня:

• 1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.
• 2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
• 3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
• 4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
• 5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.
• 6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
• 7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
• 8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
• 9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».
• 10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
• 11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
• 12. Подшивка исполненных документов в дела.
• 13. Выполнение работ на компьютере.
• 14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

• 15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
• 16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
• 17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
• 18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
• 19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

• 20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
• 21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
• 22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
• 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Аксессуары рабочего места секретаря

Основными принадлежностями рабочего стола являются:

1. набор настольный;

2. календарь-органайзер;

3. лотки (поддоны) для сортировки бумаги;

4. вертикальная подставка для книг;

5. визитница;

6. ящик для дискет (дисков);

7. нумераторы;

8. штемпели;

9. папки-файлы;

10. пластиковые папки;

11. степлер;

12. антистеплер.

У профессионального секретаря всегда должны быть под рукой предметы, необходимые в самых различных ситуациях. В столе, в личном шкафу у секретаря должны быть:

1. ножницы, иголки, нитки, булавки;

2. запасные картриджи и бумага для факсов и других печатающих устройств;

3. запасные канцтовары;

4. бланки документов фирмы;

5. визитные карточки;

6. дубликаты ключей;

7. аптечка;

8. минеральная вода;

9. запасы чая, кофе;

10. список дней рождения руководителя и сотрудников;

11. пятновыводитель;

12. запасные колготки и запасные носовые носки.

Главными условиями плодотворной деятельности секретаря являются:

· планирование предстоящих дел;

· постепенное вхождение в работу;

· чередование труда и отдыха;

· установление оптимального ритма труда.

От рационально спланированного рабочего времени зависит эффективность и производительность труда секретаря и руководителя.

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель-секретарь успешно развивались надо научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы, должны быть учтены специфические условия, факторы работы и личности руководителя и секретаря.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Приход на работу за 10-15 минут до начала рабочего дня, для того чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Получение корреспонденции, ознакомление с содержанием и её регистрация. Подбор документов, требующих первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчётов, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах и других мероприятиях. Запись дат и времени проведения всех мероприятий (в календаре-органайзере или в компьютере).

6. Сортировка поступившей корреспонденции в зависимости от срочности исполнения. Передача руководителю срочных писем, факсов и электронных сообщений.

7. Доклад руководителю о полученной корреспонденции.

8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий и следующий день (если возникли изменения, то секретарь должен сделать в своих записях соответствующие пометки). Уточнение соответствия записей в своём ежедневнике и ежедневнике руководителя.

9. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя.

10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

11. Подшивка исполненных документов в дела.

12. Выполнение работ на ПК.

13. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

2. Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов.

3. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов.

4. Регистрация, подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам.

5. Составление рабочего плана на следующий день.

ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий (приём делегации, подготовка к совещанию и т.д.).

2. Если руководитель остаётся работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами.

3. Приведение в порядок своего рабочего места. Перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатывание сейфов с конфиденциальными документами. Выключение из сети технических средств.

В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, правильно организовать рабочее место руководителя.

• Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Из серии: Секретарь-референт

* * *

компанией ЛитРес .

Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

– планирование предстоящих дел;

– установление оптимального ритма труда;

– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.

В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:

«неделя» – сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;

«месяц», «квартал» и «будущее» – в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.

В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).

Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.

Недостатком описанных способов является то, что в них не планируется продолжительность рабочих операций. Действенным средством планирования личной работы с отражением продолжительности каждого намеченного дела являются графики дня и недели. Сначала в графики заносят те дела, время которых заранее строго определено: начало и конец рабочей смены, время поступления корреспонденции, проведения нарядов, совещаний, время обеда и т. д. Затем вписываются мероприятия, планируемые как регулярные.

Но в графике отражаются только постоянные дела. Большинство дел нерегулярного характера зафиксировать в нем невозможно. Поэтому графики ведутся в сочетании с картотечной системой или с записями заданий в блокнотах и записных книжках. При этом график является определяющим планом использования времени, организационной основой планирования рабочего дня.

При составлении графиков не следует разбивать время на слишком мелкие отрезки, так как без достаточного опыта трудно выдерживать их сложной производственной ситуации. Вполне достаточна разбивка времени на получасовые отрезки.

Обычно только вначале трудно планировать работу по графику. Когда же все основные моменты работы устоятся, график становится незаменимым и удобным средством систематизации действий и самодисциплины. В последнее время большую популярность приобрели личные творческие планы. Как правило, они разрабатываются на длительный период.

Для планирования рабочего дня можно использовать компьютер. Разнообразие программных разработок позволяет спланировать рабочий день наиболее рационально. В этом могут помочь календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Вести записи предстоящих дел сразу же в правильной последовательности практически невозможно. Обычно эти записи ведутся в той последовательности, в какой возникают задания. Накануне этого дня или в самом его начале все записи внимательно пересматриваются, уточняются и против каждого вида работы проставляется порядковый номер выполнения.

Оптимальный ритм работы

В организме любого человека заложены своеобразные биологические часы. В зависимости от времени суток организм производит секрецию химических веществ, способствующих повышению настроения, бодрости, умственной работоспособности или сонливости. Важно установить свой распорядок дня с учетом этих биоритмов.

Начиная с 6 утра организм человека начинает вырабатывать гормон пробуждения, кортизол. Чем раньше вы проснетесь, тем лучше будет ваше настроение и самочувствие весь день.

7.00 – 8.00. – Это лучшее время для завтрака. Обмен веществ повышается, питательные вещества легко усваиваются, а кишечник стремится очиститься от результатов ночной деятельности.

9.00–10.00. – Это время для планирования дел на весь день, этот час наиболее эффективен для организационных моментов.

10.00–12.00. – Это наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий. Это время бодрости, размышлений и вдохновения.

12.00–13.00. – В этот период организму требуется питание, поэтому лучше всего дать себе небольшой отдых и перекусить. Неслучайно именно на это время в большинстве организаций приходится обеденный перерыв.

13.00–14.00. – После обеда активность снижается, появляется желание поспать или посидеть в тишине. На это время лучше всего запланировать простую механическую работу.

14.00–17.00. – В это время умственная деятельность опять активизируется, поэтому важные дела можно планировать и на вторую половину рабочего дня. Однако следует помнить, что после 17 часов работоспособность начинает неуклонно падать. Если вы привыкли оставаться на работе сверхурочно, то постарайтесь закончить работу с документами до этого времени. После 17 часов можно привести в порядок папки, подготовить свое рабочее место к завтрашнему дню или выполнить какую-либо другую нужную, но не требующую напряженного умственного труда.

17.00–19.00. – Время прогулок, посещения магазинов, приготовления ужина. Одним словом, это время, когда вы предоставлены себе и своей семье. Позаботьтесь о близких вам людям.

В 19 часов наступает время ужина.

20.00–21.00. – Именно в это время начинается период сонливости, который будет повторяться каждые два часа. Если вы хотите сбросить лишние килограммы, то время около 21 часа – идеальное время для занятий спортом.

22.00 – 1.00. – Эта период, который является началом восстановления организма после трудного дня. Именно это время сна считается целебным для всего организма. Старайтесь ложиться пораньше хотя бы 2 раза в неделю.

Старайтесь прислушиваться к своим биологическим часам – они подскажут вам, как наиболее рационально распределить все дела, которые необходимо выполнить за день, чтобы все успевать и не чувствовать усталости.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник – самый тяжелый день, поскольку он следует после выходных и включиться в работу с самого утра достаточно трудно.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

Большую часть времени секретарь проводит за компьютером, что неблагоприятно сказывается на зрении, поэтому врачи рекомендуют чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть. Приведите в порядок папки, проверьте ежедневник, может быть через неделю у вас запланирована работа, часть которой можно выполнить сегодня.

Примерная схема рабочего дня секретаря.

При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день секретаря-референта должен составлять 7 часов 15 минут. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1 час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4 часа после начала работы.

Проведение физкультурных пауз в 5 – 10 минут за 1,5 часа до обеда и за 1–1,5 часа до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

Конец ознакомительного фрагмента.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа (Илья Мельников, 2012) предоставлен нашим книжным партнёром -

), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время . Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время . Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.

Куда утекает рабочее время?

Давайте разбираться на примерах. Допустим, краткий список ваших обязанностей выглядит следующим образом:

• делопроизводство в полном объеме;
• организация командировок;
• оформление виз, приглашений;
• обеспечение офиса;
• организация встреч;
• прием посетителей;
• ведение деловой переписки;
• планирование рабочего дня руководителя;
• прием и распределение телефонных звонков;
• перевод документации;
• приготовление чая/кофе.

Возможно, если подобный список увидит будущий работодатель, он захочет пригласить вас на собеседование. Но о реальном объеме работы и ее сложности он представления не дает. Поэтому сначала составьте краткий список своих обязанностей (или возьмите должностную инструкцию) и подробно распишите каждый пункт.

Пример 1: организация командировки. Ваш начальник собирается поехать в командировку на дочернее предприятие. Что в этом случае делаете вы?

1. Выясняете цель и сроки поездки для оформления документов.

2. Разрабатываете самостоятельно или с помощью агентства маршрут поездки.

3. Согласовываете его с шефом.

4. Бронируете или покупаете билеты.

5. Оформляете приказ, командировочное удостоверение, служебное задание на командировку.

6. Пишете на предприятие о приезде начальника с просьбой организовать встречу и размещение.

7. Получаете от предприятия подтверждение и ваучеры на гостиницу.

8. Распечатываете билеты, ваучеры, собираете все документы, проверяете в тысячный раз, отдаете начальнику.

9. Заказываете такси в аэропорт/на вокзал.

То есть в самом простом варианте нужно для выполнения одной задачи сделать десять других. На самом деле привеенный список – тоже довольно краткий, ведь чтобы заказать билеты через агентство, нужно созвониться с менеджером, написать заявку, отправить ее, получить подтверждение, согласовать выписку билетов. А еще и дозвониться бывает непросто. И все это – время.

Пример 2: приготовление чая или кофе начальнику. Казалось бы, это сущая мелочь, даже говорить о которой неудобно. Вы полагаете, что это не стоит учитывать? А на самом деле сколько времени вы тратите, если шеф четыре раза в день пьет кофе, трижды чай, причем два раза – зеленый, один раз черный, и чай этот нужно заваривать! К тому же не забывайте о времени на сервировку. А если с шефом вы работаете не первый год и отношения у вас очень хорошие, а давление у него повышенное, то каждая чашка кофе сопровождается еще и пререканиями на тему, стоит ли ее пить. А за тонометром потом кто бежит?

Поэтому продолжайте расписывать. Это нам нужно для нескольких целей:

• Понять, что реально мы делаем.
• Определить, какие задачи и с какой периодичностью приходится решать.
• Выявить те задачи, которые делать вовсе не обязательно, но на которые мы тратим время.

Когда данный список будет закончен, напишите другой. И пусть в него войдет все то, что вы делаете на работе, но что к работе отношения не имеет, – курение, чаепития в бухгалтерии, переписка с друзьями, разглядывание в интернете картинок с котиками и многое другое.

Зачем? Чтобы понять, так ли необходимо все это делать или от чего-то можно совсем отказаться (например, от картинок с котиками), что-то перенести во времени (чаепитие организовывать в обеденный перерыв), а на что-то заложить дополнительное время (например, бросать курить вы не собираетесь, но это отнимает 60 минут в день – не удивляйтесь теперь, почему каждый день на работе вы задерживаетесь примерно на час).

Подводные камни

Что может помешать секретарю организовывать свое время? Ведь лень и несобранность – зачастую это все-таки не про нас.

В первую очередь организовать собственное время мешает необходимость организовывать время начальника. Как бы там ни было, но ваш график работы всегда будет зависеть от его графика. Так ли это плохо? Для секретаря это даже хорошо. У вас всегда есть отправные точки в виде рабочего графика шефа для оптимизации вашего времени. Плохо для нас, когда руководитель не стремится организовать собственное время. Более того, многие руководители очень любят скрывать от всех свои планы – например, уходить, не говоря о том, куда и как надолго они уходят, или не сообщать накануне, что завтра задержатся на три часа, и т. д. Вот это действительно проблема, потому что даже если в этом варианте вы не занимаетесь планированием его времени, то становится практически невозможно распланировать собственное. Для секретаря такой руководитель превращается в настоящий кошмар – поверьте, с педантом работать гораздо легче, чем с разгильдяем.

Что делать в этом случае? Прежде всего, всегда уточняйте у шефа, куда и как надолго он уходит. Не стоит бояться или стесняться. Вы выполняете свою работу и вы обязаны знать, где он и когда вернется.

Кроме того, попробуйте исподволь организовать его рабочее время. Начните приносить документы на подпись в одно и то же время (хотя бывают руководители, с которыми даже это угадать невозможно). Следующим этапом может быть запись в ежедневнике нескольких его задач. Он не говорит вам точное время проведения совещания? Запишите его на любое время и обратите на это внимание шефа. Если он будет не согласен – сам перенесет. Постепенно он привыкнет согласовывать с вами хотя бы часть своих планов, ставить в известность об отсутствии и даже, возможно, захочет, чтобы вы планировали его рабочее время.

Методы планирования

После составления списка обязанностей и исключения из него ненужных дел можно приступать к планированию рабочего времени. Планирование бывает ежедневное, еженедельное (или декадное, но для нас актуальнее первый вариант), квартальное и ежегодное.

Из множества методов планирования, таких как принцип Эйзенхауэра, методы «Альпы» и Парето, я бы рекомендовала использовать совокупность Эйзенхауэра и метода «Альпы». Почему?

Метод «Альпы» как раз основывается на составлении списка дел и оценки длительности выполнения каждого из них. Кроме того, согласно этому методу, нужно планировать только 60 % рабочего времени, оставляя в резерве 40 %.

Согласно же принципу Эйзенхауэра все поставленные задачи можно поделить на срочные и важные, несрочные и важные, неважные и срочные, и несрочные и неважные. Как вы догадались, зачастую последние можно вообще не выполнять. Кроме того, не всегда у вас будут присутствовать все четыре группы. Руководствуясь этим принципом, можно расставлять приоритеты при планировании рабочего времени.

А 40 % из метода «Альпы» секретарю нужны не только для всяких неожиданных задач, но и для ответов на телефонные звонки. К сожалению, подсчитать, сколько мы тратим на это времени, практически невозможно. Так что это у руководителя 40 % времени – резервное, а у нас оно «телефонное».

Наш совет. На что еще нужно обратить внимание при планировании рабочего времени? К сожалению, нам не всегда помогают советы делать рутинную работу в определенное время. Документы часто необходимо регистрировать сразу при поступлении, у многих руководителей нет четкого времени подписания документов, мы подписываем их по мере накопления или по срочности. То есть часто у секретаря рутинная работа тоже превращается в срочную, и это подтверждает, что планировать больше 60 % рабочего времени нельзя.

Приступаем к планированию

Итак, давайте на примере разберем, как использовать вышеописанные методы при планировании рабочего дня.

Вводные данные. Рабочий день секретаря с 09:00 до 18:00, руководитель приходит на офис к 10:00 и задерживается до ночи, но от вас этого не требуется. Руководитель, приходя на работу, сразу просит кофе, чуть погодя – чай. Обед у него с 13:30 до 14:30. У вас – с 13:00 до 14:00. Документы на подпись нужно относить к 17:00.На календаре 18 июля, среда. На текущий день у нас назначено:

10:00 – селекторное совещание, на котором будет присутствовать наш руководитель, проводится в другой дирекции. Ориентировочное время – 60 минут.

15:00 – рабочее совещание, проводит директор, присутствуют начальники всех отделов.

Задача, поставленная руководителем: соединить его с заместителем директора филиала (филиал в Хабаровске, разница во времени 7 часов, но рабочий день в филиале раньше 22:00 заканчивается редко).

Иные задачи:

• Организовать командировку сотрудника в магаданский филиал (отъезд – через 10 дней).
• Проверить наличие продуктов и канцелярии для заказа товаров на следующий месяц (до 20 числа)
• Сдать в бухгалтерию документы по трем командировкам сотрудников.
• Написать для бухгалтерии заявления на удержание средств из зарплаты сотрудников.
• Отправить сотрудника в командировку в Китай.
• Подготовить документы для командировки начальника в Китай (отъезд – 20 июля).
• Подготовить анкету и документы начальника на визу в Японию.
• Заказать у начальника АХУ комнату переговоров на 20 июля, для чего нужно написать служебную записку и подписать у начальника отдела сервиса.
• Позвонить в филиал во Владивостоке по поручению руководителя, выяснить вопрос по одному из договоров.

Итак, разбиваем задачи на более мелкие и расставляем приоритеты.

Селекторное совещание начинается в 10:00 и продлится до 11:00. Из опыта работы мы знаем, что руководитель пойдет сразу на совещание и только потом поднимется в приемную. А мы пока рассортируем дела по принципу Эйзенхауэра.

Срочные и важные. Из всего списка задач, необходимых для отправки сотрудника в командировку, самой срочной является заказ билетов. Поскольку сотрудник летит через Москву, а рейсов не так много, то могут быть проблемы с билетами, если мы отложим их покупку. Агентство, через которое мы заказываем билеты, работает с 10:00.

Увы, проверку наличия продуктов и канцтоваров откладывать дальше некуда, придется разбираться сегодня. Но выделить на это время можно, исходя из того, как распределятся другие задачи.

Сдать командировки и заявления нужно срочно, поскольку бухгалтерия считает заработную плату.

Для отправки в командировку сотрудника нужно только заказать такси.

Комнату переговоров также лучше заказать как можно быстрее, пока никто другой ее не занял.

Несрочные и важные. Документы начальника следует еще раз перепроверить и собрать в отдельную папку

Вопрос с визой в Японию нужно прояснить до отъезда начальника в командировку.

Итак, исходя из этого рабочий график может выглядеть следующим образом:

Время	Телефонные переговоры	Проведение совещаний	Дела
	Звонок во Владивосток (15 мин)
			Заказ такси для сотрудника
			Поиск рейсов для командировочного в Магадан, составление и отправка заявки
		Подготовка комнаты переговоров
	Звонок в агентство по билетам
			Служебная записка насчет комнаты переговоров
			Заварить чай
	Соединение шефа с замдиректора филиала
			Подготовка заявлений для бухгалтерии
			Проверка наличия продуктов, канцелярии
			Подготовка документов по командировкам для сдачи в бухгалтерию
			Подготовка документов для руководителя
			Собрать документы по командировке руководителя
			Ознакомление с требованиями к документам на визу в Японию
			Составление плана на следующий день, согласование его с руководителем

На первый взгляд кажется, что свободного времени у нас остается довольно много. Но ведь телефон звонит, не умолкая. Директор одного из филиалов срочно просит соединить его с шефом. Такси уже приехало, а нерадивый сотрудник неизвестно где ходит, да еще и на звонки на мобильный не отвечает. А тут позвонил поставщик оборудования и просит дать ему телефоны всех дочерних предприятий – да, всех пятидесяти семи.

Для секретаря резерв времени не модная блажь из книжки по тайм-менеджменту, а жесткая жизненная необходимость.

Планирование на длительный срок

Ежедневное планирование должно лечь в основу организации вашего рабочего времени. Но у секретаря нет возможности ограничиться только этим. Нам необходимо также составлять месячные, недельные планы, а также квартальные и даже планы на год!

Думаю, против планирования на неделю и месяц возражений не будет. Для этого мы и составляли подробные списки задач: с их помощью можно выявить, какие задачи и с какой регулярностью повторяются. Например, каждую пятницу в 15:00 Ваш руководитель проводит совещание с начальниками отделов. В ваши обязанности входит напомнить всем о проведении совещания, подготовить к нему документы, а также подготовить комнату переговоров. Записывая дела в ежедневник, вы уже знаете, что час рабочего времени в четверг вам придется уделить подготовке к этому совещанию, и планировать свой четверг вы будете, исходя из этого. Соответственно будут распределены и другие задачи на неделю, ведь отложить дела среды на четверг вы не можете, поскольку у вас и так на час времени меньше.

Кроме того, целесообразно ввести месячное планирование . У всех нас есть задачи, которые мы выполняем именно с такой периодичностью.

В конце каждого месяца мы отправляем заявки на продукты и канцелярию, то есть до 25 числа нужно составить заявки и отправить их в АХУ. Значит, не позднее 20 числа каждого месяца я должна отправить сотрудникам письмо, чтобы они могли до 22 сообщить обо всех своих нуждах. Кроме того, необходимо проверить запас канцелярских товаров в приемной, наличие кофе, чая, минеральной воды. Я знаю, что вся эта работа занимает около четырех часов. Не так много по отношению к целому месяцу, но я не имею права затягивать с ее выполнением, поэтому все возникающие задачи я буду распределять с учетом того, что у меня в месяц – на четыре часа меньше (или мне придется задерживаться на работе).

Необходимость квартального планирования зависит прежде всего от специфики работы организации. Возможно, что у вас нет задач, возникающих раз в три месяца, и просто нет необходимости составлять столь далеко идущие планы. В таком случае можете ограничиться ключевыми делами на текущий месяц.

Долгосрочное планирование нужно еще вот почему: у всех нас есть так называемые важные, но несрочные задачи. Это может быть передача дел на архивное хранение, выбор новой кофеварки в офис, организация мелкого ремонта и т. д. Обычно мы занимаемся этим или в неожиданно появившееся свободное время, или тогда, когда эти задачи из несрочных превращаются в срочные. А они неизменно превращаются: когда старая кофеварка окончательно сломается, у вас не будет времени придирчиво выбирать новую, придется срочно покупать любую, исходя из тех денег, что есть в бюджете на данный момент. Поэтому если в мае вы знаете, что в июле предстоит переезд сотрудников в другие кабинеты, ремонт офиса или уже всем надоевшая выездная комиссия, вы можете решить несрочные задачи до мая или пересмотреть их еще раз, чтобы определить, насколько они важны (может, ими вовсе не стоит заниматься).

Планирование на год , на первый взгляд, секретарю не нужно – вы ведь не директор компании, вряд ли у вас есть стратегия развития. Однако планировать год стоит, исходя из некоторых отправных точек:

• Новый год. Даже если вы не участвуете в подготовке корпоратива, в декабре половину рабочего времени отнимет подготовка и рассылка поздравлений партнерам, подготовка подарков, прием контрагентов, прибывающих с дружественным визитом. Что с этим делать? Вряд ли стоит начинать готовиться к празднику в июле, однако нужно работать с четким пониманием, что в декабре всегда дефицит времени, а следовательно, откладывать на этот месяц ничего нельзя.
• День рождения шефа. Нужно найти время на выбор подарка и на организацию праздника. Скорее всего, вы не сможете запланировать на этот период отпуск (только если ваш руководитель не предпочитает справлять свой день рождения вдали от дома). Кроме того, в период подготовки к празднику (как правило, от двух недель до месяца) объем вашей работы может возрасти вдвое.
• Период отпусков. Лето – горячая пора для секретаря. Пока все отдыхают, мы работаем за троих. А вот задерживаться на работе в это сезон обиднее всего. Поэтому к лету зачастую приходится готовиться зимой. Ведь нам необходимо не только организовать собственный отпуск, но и подготовить свое рабочее место для заместителя так, чтобы выйдя из этого отпуска, не попасть в аврал.

К чему приведут все описанные выше усилия? К тому, что, когда в календаре будут отмечены день рождения шефа, его отпуск, написано расписание на следующий день и даже неделю, у вас вдруг останется тридцать минут свободного времени. И вы спланируете свой собственный долгожданный отпуск. А когда вы перестанете постоянно задерживаться на работе, можно будет записаться на танцы или на курсы испанского. И разработать, наконец, стратегию собственного развития. Чем вы хуже директора компании?

М.А. Юдакова, cекретарь управляющего директора ООО «Полиметалл»

Режимы труда и отдыха - это регламентированная продолжительность и чередование периодов работы и отдыха в течение смены, суток, недели, устанавливаемые в зависимости от особенностей трудовых процессов и обеспечивающие поддержание высокой работоспособности и здоровья работающих.

Задача установления рационального режима труда и отдыха состоит в том, чтобы максимально увеличить период устойчивой высокой работоспособности, сократить фазу утомления.

Годовой режим труда и отдыха определяет чередование рабочих периодов с периодами длительного отдыха, связанного с очередными ежегодными отпусками, которые необходимы для сохранения здоровья, обеспечения высокой работоспособности и трудового долголетия.

Режим рабочего времени должен быть оговорён в трудовом договоре с работником. Он должен предусматривать: продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций , архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах -- пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером -- электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К методам сохранения работоспособности относится предупреждение утомления установлением перерывов на отдых.

Эффективность отдыха во многом зависит от его организации. Время отдыха должно быть рационально использовано.

Распорядок рабочего дня секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

• - постепенное вхождение в трудовой ритм дня;
• - чередование труда и отдыха;
• - планирование работы.

Планируя работу, секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. В этом случае лучше просто поменять занятие или пройтись по коридору, выпить кофе, поговорить по телефону. Наилучший вариант - это когда секретарь чередует каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом время ежедневной работы на компьютере не должно длиться более 4 часов.

Следует ритмично чередовать периоды труда и отдыха. Нужно научиться вырабатывать в себе определенный автоматизм действий: в обработке корреспонденции, работе на персональном компьютере, исполнении других технических поручений, отделяя первоочередные дела от второстепенных.

В то же время жизнь показывает, что секретарю нередко приходится выполнять и сверхурочную работу, и тогда даже такое святое дело, как обед, становится в этих условиях "плавающим", т.е. сдвинутым по времени.

Аксессуары рабочего места

Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого - его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой. Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

• - средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
• - средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
• - средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
• - средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
• - средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
• - специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест.

Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты - и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - это исключительный порядок и чистота, как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.